学生档案的保密

学生档案的保密

I. 介绍

马科姆社区学院认识到维护每个学生个人记录的重要性, 哪些是事件和行动的真实证据, which both contribute to 和 confirm the student's educational progress; 和 to facilitate the intelligent 和 purposeful direction necessary to the achievement of the educational goals of the student in a college setting.

州和联邦法律管辖由学院维护的学生记录的发布和披露. 这些指导方针的目的是为现行法律提供合理的解释，并保护学生的隐私权. 这些指导方针有双重目的.

1. 为了保护学生对学院有关学生的信息的隐私权, 和
2. 在联邦和州法律规定的范围内，为学院有效运作所必需的信息发布或披露提供指导方针.

II. 家庭教育权利和隐私法(FERPA)下的学生权利通知

的 家庭教育权利和隐私法(FERPA) 为学生提供与他们的教育记录有关的某些权利. 它们是:

1. 有权在学院收到访问请求之日起45天内检查和审查教育记录. 学生必须向注册主任/注册服务主任提交一份书面请求，确定要检查的记录. 学院将安排访问，并通知学生可以检查记录的时间和地点. 如果收到请求的学院官员没有保存记录, 该官员应告知该学生应向其提出请求的正确官员.
2. 有权要求修改学生认为不准确或误导的教育记录. 学生可以要求学院修改被认为不准确或具有误导性的记录. 学生应写信给负责记录的学院官员, 清楚标明要更改的记录部分, 并说明为什么它不准确或具有误导性. 如果学院决定不按学生的要求修改记录, 学院将通知学生有关决定，并告知学生有权就修改请求举行听证会. 下文第7节概述的有关听证程序的其他信息, 修改教育记录的请求-听证程序, 会在通知学生时提供聆讯的权利吗.
3. 同意披露学生教育记录中包含的个人身份信息的权利, 除非FERPA在未经同意的情况下授权披露. 一个例外, 哪些允许未经同意的披露, 向学校官员披露信息是否符合合法的教育利益. 学校官员是学院在行政管理部门雇用的人员, 监督, 学术, or support staff position (including law enforcement unit 和 health staff); a person or company with whom the 大学 has contracted (such as an attorney, 审计师, or collection 机构); a person serving on the 校董会; or a student serving on an official committee, 例如纪律或申诉委员会, 或协助其他学校官员完成他们的任务. 如果学校官员为了履行其职业责任而需要审查教育记录，则学校官员具有合法的教育利益. 要求, 为方便学生转学和入学，学院未经其他学校管理人员同意，擅自披露学生的学习记录.
4. 有权就Macomb社区学院未能遵守FERPA的要求向美国教育部提出申诉. 投诉可送交下列管理FERPA的办事处:

   家庭政策遵从处
   U.S. 教育部
   西南独立大道600号
   华盛顿特区20202-4605
   

3. 马科姆社区学院定义的目录信息

Macomb社区学院将“目录信息”定义为:

1. 一个学生的名字，
2. 主修领域:
3. 参加官方认可的活动和体育项目;
4. 运动员的体重和身高，
5. 出席日期;
6. 获得的学位和奖项;
7. 最近就读的教育机构或机构.

学院可以在学院出版物中包括学生的目录信息，或者在未经学生同意的情况下向公众发布这些信息，除非学生以书面形式告知学院他们的目录信息是保密的. 此通知必须发送，亲自交付或通过电子邮件发送到记录办公室 & 注册，Attn:注册官，Macomb社区学院，14500 E. 12英里路，沃伦，密歇根州48088-3896或 registrar@dayoushengwu.net.

口头或书面要求学生的目录信息必须直接到记录办公室 & 登记. 记录 & 注册将在时间允许的情况下作出回应. 注册局保留拒绝任何索取目录信息的要求或对应要求提供的信息收取费用的权利.

IV. 所罗门修正案目录信息

3月29日生效, 1997, 学校应要求向国防部提供访问目录信息的权限. 学生可以书面要求拒绝向国防部发布任何或所有这些信息. 这样的请求应送交记录办公室 & 注册，Attn:注册官，Macomb社区学院，14500 E. 12英里路，沃伦，密歇根州48088-3896或 registrar@dayoushengwu.net.

V. 隐私法公告 

根据1974年的隐私法, 特此通知学生，在马科姆社区学院注册时必须披露他们的社会安全号码. 社会保障号码的用途:(1)验证学生的身份, (2)保持, 维护和访问学生的记录, (3)用于学生经济援助和法律规定的其他福利. 根据1997年的纳税人救济法案，学院必须向国税局报告其学生的社会安全号码.

作为马科姆社区学院教学项目改进工作的一部分, 并满足卡尔·D. 帕金斯职业技术教育法, 第113条和1998年劳动力投资法, 第122节, 马科姆社区学院将使用其学生的社会安全号码来汇编某些数据，以改进教学计划和报告卡尔D .的要求. 帕金斯职业技术教育法, 第113条和1998年《十大hg体育平台下载》, 第122节.

VI. 《十大hg体育平台下载》中关于披露机密记录的规定

1. 向学生披露机密信息
   
   学生可以检查, 通过提交书面请求，查看或获取其教育记录的复印件, 学生签名, 发给注册主任/注册事务处处长. 注册主任/注册服务主任将为学生安排查看记录的时间和日期, 或在收到申请后的45天内向学生提供要求的记录复印件. 学院可以允许学生参观, 审查, 或在收到该学生本人的成绩单后，获取其教育记录的复印件, 口头请求. 然而, 学生必须, 如果请求, 提供带照片的身份证明, 哪些可以影印并保存在学生档案中, 在审查或收到他们的教育记录副本之前.

   学生可以要求影印他们的记录，费用为6美元.成绩单00美元，其他文件25美分一页.

2. 向第三方披露机密信息
   
   除非FERPA在未经同意的情况下授权披露, 只有在学生事先书面同意的情况下，才会向第三方披露学生教育记录中包含的个人身份信息. 同意书必须(1)确定个人身份, 机构, or classes of individuals or agencies to whom the information is to be made available; 和 (2) specify the records to be 释放d.

   FERPA授权在各种情况下未经学生同意的情况下披露学生教育记录中包含的个人身份信息. 学院可以披露这些信息:(1)向其他马科姆社区学院官员, 包括教师, whom the 大学 has determined to have legitimate educational interests; (2) to officials of another school where a student seeks or intends to enroll; (3) to the Comptroller General of the United States, 教育部长, or state 和 local educational authorities; (4) in connection with financial aid for which the student has applied or which the student has received; (5) to organizations conducting studies for, 或代表, 发展教育机构或机构, 验证, or administer predictive tests; administer student aid programs; or improve instruction; (6) to accrediting organizations to carry out their accrediting functions; (7) to parents of a dependent student, as defined in Section 152 of the Internal Revenue Code of 1954; (8) to comply with a judicial order or lawfully issued subpoena; (9) to persons in connection with a health or safety emergency; (10) information designated "directory information;" (11) to an alleged victim of any crime of violence of any disciplinary proceeding conducted by an institution of post secondary education against the alleged perpetrator of that crime.

3. 家长访问学生记录
   
   家长不会自动获得他们孩子的学生记录. 高等教育机构实施1974年《十大hg体育平台下载》的指导方针，经修订，1995年修订版, 声明:“在中学以上水平, 家长没有查看学生教育记录的固有权利.“一般来说，学生必须同意公布他们的教育记录. 如果学生是法定受抚养人, 根据《十大hg体育平台注册》的定义, 家长可以主张查阅教育记录的权利, 但只有在提交适当的国税局表格(e.g.(最近的纳税申报单)，证明受抚养人的身份. 学院可能会在学生档案中保留一份IRS表格的复印件.
   
   
4. 发布资料表格
   
   任何要求查阅或复制学生教育记录的人必须提交一份"发布资料表格学生签名. 表格可以从学生的十大hg体育平台注册大学账户“记录”中打印出来 & “注册服务”选项卡. 和所有审查记录的请求一样, 任何要求查阅学生记录的人都必须提供带照片的身份证明，该身份证明可以影印并保存在学生档案中.
   
   
5. 保护学生档案声明
   
   所有马科姆社区学院的员工都必须保护学生记录的隐私，并遵守以下原则:
   
   
   • 学院信息系统应只包含完成学院使命所必需的学生数据.
   • 保护学生资料是每一位知悉该等资料的职员的责任.
   • 应采取适当措施保护学生资料免遭未经授权的使用, 信息披露, 改变或破坏.
   • 适用于存储的联邦和州法律以及学院的政策和程序, 保留, 使用, 释放, 运输, 然后销毁学生资料.
   • 在报告任何违反安全或破坏安全措施时，应遵循学院的程序.
   • 这一原则声明适用于学院的所有领域，所有处理此类信息的人都必须遵守.
   • 教职员工需要计算机化的学生数据为正式的学院业务将提供访问. “访问”一词的意思是阅读或查看学生的资料. 它不包括创建或修改数据的能力.
   • 学院存储和维护学生数据的某些区域, 不管电脑化与否, 可能有单独的指导方针，将补充, 但不是替代, 这个原则陈述.
   • 任何马科姆社区学院的员工从事未经授权的使用, 信息披露, 违反本原则声明更改或销毁学生资料，将受到适当的纪律处分, 包括解雇.

7. 修改教育记录的请求——听证程序

如果学生被拒绝查阅他们的记录并且无法获得更正, 或者他们质疑自己记录的事实准确性, 他们可以要求举行听证会. If, 作为听证会的结果, 经判定，该记录事实上是不准确的, 应对其进行修改，并将不准确的材料销毁(如果不违反审计保存记录的责任)或加以注释，以表明错误的性质、来源和更正日期.

1. 如果学生质疑记录的内容, 马科姆社区学院将尝试通过与注册主任/注册服务主任的非正式会议来解决此类争议, 学生成功主任, 并在10天内收到符合条件的学生.
2. 如果争议不能由注册主任/注册服务主任和学生成功主任解决, 第二次听证会可以由副总统举行, 学生服务. 符合条件的学生应获得充分和公平的机会，就所提出的问题提供证据，并应在与副校长的听证会结束后45天内以书面形式作出决定, 学生服务.

学生如欲对教育记录内容进行程序性听证，应以书面形式向注册主任/注册服务主任提出请求. 书面请求必须明确指出学生认为不准确的信息, misleading or otherwise violates the privacy of the student; state the reason or reasons for challenging the portion of the record identified; 和 state the remedy sought, 哪一个可能是被质疑的信息的更正或删除. 教师对学生作业的实质性判断, 表现为在课程中分配的分数和对学生工作的其他评价, 不属于此类听证的范围吗. 听证应当以笔录的事实准确性为限.

8. 资料由马科姆社区学院保存

2001年10月批准
2023年10月修订